Kaufmännische Mitarbeiterin (m/w/d) im Sekretariat – in Voll- oder Teilzeit

Für unser Sekretariat suchen wir ab sofort eine kaufmännische Mitarbeiterin/Bürokrauffrau (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit (min. 50 %). In Teilzeit liegen die Arbeitszeiten sowohl an Vor- als auch an Nachmittagen. 

Das Zentrum >guterhirte< bietet Kindern, Jugendlichen und Familien Unterstützung in schwierigen Lebenssituationen. Wir begleiten sie ein Stück auf ihrem Lebensweg und versuchen gemeinsam mit ihnen, ihre Stärken zu entdecken und Lösungswege zu entwickeln. Hierfür stehen unterschiedliche Hilfsangebote von sozialpädagogischen, heilpädagogischen und therapeutischen Fachkräften zur Verfügung. Sie umfassen stationäre, teilstationäre und ambulante Angebote bis hin zu einer 4-gruppigen Kindertagesstätte.

Als Mitarbeiter*in in unserer Verwaltung unterstützen Sie die pädagogischen Fachkräfte und Leitungskräfte im Hintergrund und sorgen für einen reibungslosen Geschäftsablauf.

Ihre Aufgaben 

• Als erste*r Ansprechpartner*in im Haus übernehmen Sie die Telefonzentrale, kümmern sich um die vielfältigen Anliegen unserer Mitarbeiter*innen und empfangen unsere Gäste
• Zu ihren Aufgaben der allgemeinen Büroorganisation gehören im Wesentlichen: Raumreservierung unserer Konferenzräume, interne und externe Korrespondenz, Bestellungen von Büromaterial, Schreiben von Rechnungen, Terminplanung und Terminkoordination sowie die Organisation von hausinternen Veranstaltungen
• Als Verwalter*in unserer Schließanlage sorgen Sie dafür, dass alle Zugangsrechte aktuell geschaltet werden
• Sie unterstützen unsere Leitung administrativ und organisatorisch

Wir erwarten

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und idealerweise über Berufserfahrung in einem Sekretariat
• Organisatorische Aufgaben beherrschen Sie aus dem Effeff und Dokumente formatieren Sie nahezu im Schlaf
• Sie bringen sehr gute Kenntnisse in den Microsoft-Office-Programmen mit
• Sie zeichnen sich durch ihr freundliches Wesen und ein gepflegtes Erscheinungsbild aus
• Sie arbeiten strukturiert, ausgesprochen zuverlässig und selbstständig
• In stressigen Situationen verlieren Sie nicht den Kopf und behalten den Überblick, wenn gleichzeitig das Telefon klingelt, Gäste warten und zahlreiche E-Mails eingehen
• In der Arbeit in unserem kleinen Team verstehen Sie es, sich zielgerichtet und gemeinsam zu organisieren
• Da im Sekretariat viele Informationen zusammenlaufen, ist für Sie ein diskreter Umgang mit allen Informationen selbstverständlich
• Sie sind flexibel und bringen gerne neue Ideen ein

Wir bieten

• Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis
• Einen modern ausgestatteten Arbeitsplatz
• Die Einbindung in ein motiviertes und engagiertes Team
• Tarifgebundene Bezahlung nach AVR-Caritas mit einem dreizehnten Monatsgehalt
• Betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen
• Zeitwertkonten zur flexiblen Gestaltung der Freizeit
• Job-Rad
• Kostenlosen Kaffee, Getränke und Obst
• Eine hauseigene Küche, in der täglich frisch gekocht wird

Ihre Bewerbung

Wir freuen uns darauf, Sie kennen zu lernen!

Bitte bewerben Sie sich ausschließlich per Mail an bewerbung@guterhirte-ulm.de
(Bitte mit Anschreiben, einem aktuellen Lebenslauf, Zeugnissen/Nachweisen und Ihrem frühestmöglichen Eintrittstermin)